Drodzy HR- owcy i pracodawcy
Mamy dla Was skrótowe wytyczne na temat zasad przeprowadzania rekrutacji i przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z RODO oraz przepisami ochrony danych osobowych.
Oto one:
– nie można pobierać nadmiernej ilości danych od potencjalnego pracownika, w tym danych na temat jego stanu rodzinnego, czy miejsca zameldowania – można pobierać dane do kontaktu, które powinien wskazać kandydat do pracy (np. numer telefonu, e-mail, adres do korespondencji)
– nie trzeba pobierać odrębnych zgód na przetwarzanie danych kandydata do pracy, bowiem już sama fakt złożenia przez niego aplikacji stanowi równoważnik takiej zgody
– nie należy organizować tzw. „rekrutacji ukrytych”, bowiem kandydat do pracy ma prawo wiedzieć z góry kto jest administratorem jego danych, jaki jest czas przetwarzania jego danych, czy też z kim się można skontaktować na przykład w celu skorzystania z prawa do sprostowania danych
– pracodawca musi spełnić tzw. „obowiązek informacyjny” wobec kandydata, co potwierdza zasadność nielegalności tzw. „rekrutacji ukrytych”
– dane osobowe po zakończeniu rekrutacji powinny zostać trwale usunięte, chyba że w tym zakresie są jakieś wyłączenia, np. gdy kandydat do pracy wyraził pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych także po rekrutacji w celach przyszłych naborów pracowników
– nie wolno pobierać i następnie gromadzić danych o kandydatach z różnego rodzaju portali społecznościowych, a tym bardziej nie należy tych informacji weryfikować w trakcie rozmowy rekrutacyjnej
– nie wolno kopiować dowodu osobistego lub innych dokumentów tożsamości pracowników
– pracodawca nie musi pobierać zgody od pracownika na zamieszczenie jego danych do kontaktu w celach służbowych, ale zgoda taka musi już być wyrażona w sytuacji chęci zamieszczenia zdjęcia pracownika
– nie wolno ewidencjonować czasu pracy pracownika za pomocą wszelkiego rodzaju odcisków palców, skanów i innych tego typu metod oraz urządzeń
– monitorowanie miejsc pracy jest dozwolone (poza strefami wyłączonymi, np. toalety), lecz musi zostać poprzedzone poinformowaniem pracownika o celu i zakresie tego monitoringu