W DOBIE KORONAWIRUSA SPRAWDZI SIĘ PRACA ZDALNA

W związku z dynamicznie rozwijającą się sytuacją w kraju, której sprawcą jest koronawirus wydaje się, że idealnym rozwiązaniem – w niektórych branżach – będzie oddelegowanie pracowników do wykonywania pracy w domu. W szczególności dotyczy to pracy biurowej, pracy związanej z przerabianiem dokumentacji, czy pracy polegającej na telefonicznej obsłudze klientów.

Ale …. jest pewne ale, mianowicie nawet i w tej sytuacji RODO nie przewiduje wakacji od zachowania zasad bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych osobowych.
Co to oznacza w praktyce?

Otóż, należy zastosować choćby minimum standardów bezpieczeństwa przy przetwarzaniu przez pracowników danych osobowych poza zakładem pracy. W szczególności warto rozważyć opracowanie zasad wykonywania pracy w domu, w których administrator danych wskaże do czego jest uprawniony pracownik pracujący na danych osobowych we własnym M4. Stosowne będą także specjalne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych określające miejsce pracy pracownika, jak również jego obowiązki związane z pracą w domu na danych osobowych. Przydatne może się też okazać choćby krótkie (zdalne) przeszkolenie pracowników w zakresie pracy z danymi osobowymi w tych szczególnych warunkach, zwrócenie uwagi na to, aby inni domownicy nie mieli dostępu do tych danych, jak również poinstruowanie co ma zrobić pracownik na wypadek wystąpienia incydentu, ze względu na to, że wykonywanie pracy w domu wydaje się być nieco mniej sformalizowane, a przez to może dojść do uśpienia czujności w kwestii związanej z zachowaniem procedur bezpieczeństwa przetwarzania danych.

W związku z podejmowanymi aktualnie dość często szybkimi decyzjami odnośnie oddelegowania pracowników do wykonywania swoich obowiązków w domu, spotkaliśmy się z niedobrą praktyką, polegającą na zezwoleniu wykonywania pracy na własnym laptopie. Sytuacja tego typu jest o tyle niebezpieczna, iż trudno stwierdzić czy praca na takim sprzęcie nie będzie sprzyjać zagrożeniu dla bezpieczeństwa danych osobowych, a nawet ich wyciekom. Nie wiadomo przecież czy domowy laptop zawiera legalne oprogramowanie, programy antywirusowe, czy przypadkiem pracownik nie zabiera ze sobą takiego laptopa w różne miejsca, narażając go tym samym na utratę lub kradzież, a co gorsza, taki sprzęt może nie być zabezpieczony choćby podstawowymi hasłami dostępu….

A zatem drogi pracodawco zanim podejmiesz decyzję o tym, że Twój pracownik ma wykonywać pracę w domu, zadbaj o choćby minimalne środki ochrony danych, bowiem jak zakładamy, do tej pory poczyniłeś spore nakłady oraz wysiłki aby być jak najbardziej zgodnym z RODO, a teraz mając na względzie bardzo trudny czas z jakim przyszło się wszystkim zmierzyć, nie dopuść do takiej sytuacji, że wszystko może się wymknąć spod Twojej kontroli.