Polityka Prywatności w Kancelarii Prawnej Ryter i spełnienie obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO
I. Definicje i pojęcia
1.Administrator Danych Osobowych (ADO): Justyna Ryter prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Kancelaria Prawna Ryter w Łodzi, ul. Podhalańska 10 lok. 30, 93-244 Łódź, NIP: 729 253 14 74, REGON: 365617137
2.Dane osobowe: oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).
Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna, to osoba którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden, bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
3.Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, np. osoba kontaktująca się z kancelarią i korzystająca z jej usług lub kierująca zapytanie w formie e-maila.
4. Przetwarzanie danych osobowych: jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych,
5.Polityka Prywatności: niniejsza Polityka Prywatności, zwana dalej Polityką
6.RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
7. Ustawa – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000)
II. Przetwarzanie danych osobowych
1.W związku z realizowanymi zadaniami ADO przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, tj. zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018, poz.1000), zgodnie z RODO oraz zgodnie z pozostałymi regulacjami odnoszącymi się do przetwarzania danych osobowych.
2.Obowiązki ADO: zapewnienie przejrzystości przetwarzania danych osobowych, informowanie o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, informowanie o celu, czasie i podstawie prawnej przetwarzania, zbieranie danych tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzanie tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
3.ADO zapewnia bezpieczeństwo i poufność danych, jak również zapewnia dostęp do informacji osobom, których dane dotyczą.
4.W sytuacji zagrożenia danych osobowych, ADO podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia ochrony i przeciwdziałaniu naruszeniom danych osobowych, jak również poinformuje osoby, których dane zostały naruszone lub zagrożone stosownie do istniejących wymogów prawnych.
III. Dane kontaktowe do ADO
1.Z ADO można się kontaktować zarówno na adres korespondencyjny: Kancelaria Prawna Ryter w Łodzi, 93-244 Łódź, ul. Podhalańska 10 lok. 30, jak i mailowy: doradztwoprawne.ryter@op.pl lub telefoniczny: 602 151 170, 600 499 192
IV. Zapewnienie bezpiecznego przetwarzania danych osobowych
1.ADO wdrożył i stosuje procedury, które umożliwiają dostęp do danych osobowych wyłącznie osobom do tego upoważnionym oraz w zakresie, jaki jest niezbędny do wykonania określonych obowiązków.
2.ADO podejmuje starania oraz działania mające na celu zagwarantowanie ze strony podmiotów, z którymi współpracuje respektowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy dochodzi do przetwarzania danych osobowych na zlecenie ADO.
V. Cel przetwarzania danych osobowych
1. Dane osobowe przetwarzane mogą być w związku z korzystaniem z oferty i usług Kancelarii Prawnej Ryter, realizacji prawnie uzasadnionych obowiązków, ochrony przed roszczeniami oraz wskutek kontaktowania się z Kancelarią.
2.Dane osobowe, powierzone Kancelarii Prawnej Ryter, w szczególności imię, nazwisko, adres Klienta, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, inne dane przekazane przez Klienta przetwarzane są:
- w zakresie niezbędnym do nawiązania i prawidłowej realizacji usługi świadczonej przez Kancelarię Prawną Ryter,
- w celu prowadzenia serwisu,
- w celu wypełnienia formularza kontaktowego;
- w celu dostarczania na adres e-mail Klienta newslettera lub oferty Kancelarii Prawnej Ryter oraz innych publikacji i informacji zawierających zgodnie z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. nr 144 poz. 1204),
- w celu skorzystania z oferty związanej z wzięciem udziału w szkoleniu, bądź w związku z korzystaniem z innych form edukacji realizowanych przez Kancelarię Prawną Ryter
3. Dane osobowe przetwarzane są także związku z kierowaniem do ADO korespondencji tradycyjnej, bądź mailowej, która nie jest związana z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub na podstawie innej umowy. Dane osobowe zawarte w kierowanej do ADO korespondencji, są przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do kontaktu z nadawcą korespondencji. W tym wypadku podstawą prawną przetwarzania danych przez ADO jest jego uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO, polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
4. Korespondencja jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym przez ADO.
5.W związku z kontaktowaniem się z ADO drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, ADO może zażądać podania wyłącznie tych danych, które są konieczne dla prawidłowego wyjaśnienia lub załatwienia sprawy. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym wypadku jest uzasadniony interes ADO zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO, polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.
6.Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane jedynie po uprzednim poinformowaniu o tym dzwoniącej osoby. Dane osobowe w postaci nagrania mogą być przetwarzane w celach związanych z obsługą Klientów. W tym wypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do jej świadczenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
VI. Przetwarzanie danych w systemach informatycznych
1.Dane osobowe są również przetwarzane w systemach informatycznych.
2.ADO może je tymczasowo przechowywać i przetwarzać w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testowaniem zmian w systemach informatycznych, wykrywaniem nieprawidłowości, bądź zapewnianiem ochrony przed nadużyciami i atakami.
VII. Odbiorcy danych osobowych
1.W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one – w ściśle zasadnych wypadkach – ujawniane zewnętrznym podmiotom i dostawcom odpowiedzialnym za dostarczanie i obsługę systemów informatycznych oraz sprzętu, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe, konsultingowe, kurierom, agencjom. Dane mogą być też ujawniane (tylko w niezbędnym zakresie) podmiotom powiązanym z ADO, w tym w szczególności podmiotom, z którymi ADO na stałe realizuje szkolenia i usługi, a ujawnienie tych danych jest niezbędne dla realizacji tych usług.
2.Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa i tylko w ściśle uzasadnionych wypadkach.
VIII. Czas przetwarzania danych osobowych
1.Czas przetwarzania danych przez ADO jest uzależniony od rodzaju świadczonej usługi oraz od celu przetwarzania, jak również obowiązujących w tym przedmiocie regulacji prawnych.
2.Okres przetwarzania danych może wynikać z obowiązujących przepisów, w przypadku, gdy stanowią one o podstawie przetwarzania. W przypadku przetwarzanie danych na podstawie uzasadnionego interesu ADO – np. ze względów bezpieczeństwa – może się odbywać przez okres umożliwiający jego realizację lub do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
3.W sytuacji przetwarzania danych w związku z wyrażoną zgodą, ADO przetwarza dane do momentu jej wycofania przez osobę fizyczną.
4.W przypadku, gdy podstawę przetwarzania danych stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej zakończenia/rozwiązania.
5.Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
6.Po upływie okresu przetwarzania danych, ADO nieodwracalnie usuwa dane, bądź poddaje je procesowi anonimizacji.
IX. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych
1.W związku z przetwarzaniem przez ADO danych osób fizycznych, przysługują im następujące prawa:
-uzyskania informacji o tym w jaki sposób i w jakim zakresie dane są przetwarzane,
– sprostowania danych w sytuacji ich błędnego zapisania lub ich zmiany (np. w sytuacji zmiany nazwiska lub adresu)
– usunięcia danych, gdy nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania przez ADO,
– ograniczenia przetwarzania,
– przekazania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego
– sprzeciwu wobec przetwarzania danych w sytuacji gdy przetwarzanie danych przez ADO odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu,
– wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji uznania naruszenia praw i wolności osoby fizycznej
2.W celu skorzystania z powyższych praw, osoba fizyczna może się skontaktować z ADO pisemnie na adres: ul. Podhalańska 10 lok. 30, 93-244 Łódź lub poprzez wiadomość e-mail: doradztwoprawne.ryter@op.pl i wskazać czego dotyczy jej żądanie lub wątpliwość, w szczególności z jakiego prawa chce skorzystać.
3.ADO udzieli osobie fizycznej informacji w terminie do 30 dni od dnia otrzymania treści żądania, bądź w terminie późniejszym po wcześniejszym poinformowaniu osoby fizycznej o przyczynach opóźnienia w udzieleniu informacji.
4.ADO udzieli odpowiedzi na żądanie osoby fizycznej na adres e-mail, z którego zostało wysłane zapytanie, bądź pisemnie na wskazany przez osobę fizyczną adres korespondencyjny, chyba że z treści zapytania wynika możliwość przesłania odpowiedzi w formie wiadomości e-mail.
X. Przekazywanie danych do państw trzecich i profilowanie
1. ADO nie przewiduje przekazywanie danych do państw trzecich.
2. ADO nie będzie profilował pozyskanych danych.