Po naszej chwilowej postowej nieaktywności, powracamy i zachęcamy Państwa do czytania naszych newsów ze świata RODO, a tych w ostatnim czasie jest naprawdę sporo …
Jako inspektorzy ochrony danych w licznych organizacjach mieliśmy w ostatnim czasie przyjemność żmudnego uzupełniania procedur bezpieczeństwa w związku z licznymi zmianami jakie nastąpiły w ostatnich tygodniach w zakresie danych osobowych.
Odnosiło się to m.in. do weryfikacji procedur zbierania i gromadzenia numerów PESEL, sytuacji, w których dozwolone lub zabronione jest pobieranie danych z dowodów osobistych i innych dokumentów tożsamości (wskutek wejścia w życie w dniu 12.07.2019 r. ustawy z dnia 22.11.2018 r. o dokumentach publicznych), analiz ryzyka, okresowych sprawozdań, aktualizacji rejestrów czynności postępowania, zbierania danych od kandydatów do pracy i pracowników na nowych zasadach, czy w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 31.05.2019 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań przez inspektora ochrony danych.
Jak zatem widać zmian w ostatnim nam przedsiębiorcom nie oszczędzono.
W skrócie przedstawia się to następująco: z początkiem maja 2019 r. zaczęła obowiązywać ustawa z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Ustawa ta znowelizowała ponad 160 ustaw, w tym szczególnie interesujący dla firm, kodeks pracy, ale także inne masowo wykorzystywane ustawy takie jak: ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty; ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym; czy ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej.
Zmiany w kodeksie pracy
Zmiany te dotyczą w szczególności warunków oraz zasad zbierania i gromadzenia danych od kandydatów do pracy na etapie postępowania rekrutacyjnego, od kandydatów nie będących jeszcze pracownikami, lecz zakwalifikowanych do zatrudnienia i kierowanych na tym etapie na wstępne badania lekarskie, czy od samych już pracowników. Szczególnie zwraca się uwagę na zasadę wyrażoną w art. 5 pkt 1 c RODO, zgodnie z którą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”). Dlatego w aktualnym stanie prawnym zwraca się uwagę na niezbieranie, zwłaszcza od kandydatów, danych „jak popadnie” aby potem nie mieć problemu z ich legalnym gromadzeniem i przetwarzaniem.
Podobnie od pracowników nie zbiera się już wszelkich danych na samym początku zatrudnienia, lecz tylko takie, które są niezbędne na danym etapie, np. w związku z wystąpieniem przez pracownika do Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czy ubezpieczeniem członków najbliższej rodziny.
Zmiany w ustawie o systemie oświaty
Organizacje prowadzące różnego rodzaju szkoły, czy tez placówki edukacyjne są zobligowane do przetwarzania danych na zasadzie spełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Z tego powodu organizacje te nie w każdej sytuacji będą musiały uzyskiwać zgodę na przetwarzanie danych osobowych uczniów. Tym nie mniej szczególną ochroną i potrzebą zachowania w tajemnicy otoczono dane uczniów, kwalifikowane jako tzw. dane szczególnego rodzaju jak na przykład dotyczące zdrowia, właściwości psychofizycznych, seksualności, czy przekonań religijnych lub światopoglądowych. Nauczyciele nie powinni zatem ujawnić tych informacji za wyjątkiem sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia, a zatem w celu ochrony żywotnych interesów osoby lub w sytuacji gdy dane te mogą zostać ujawnione za zgodą rodzica ucznia lub na podstawie przepisów szczególnych.
O najciekawszych zmianach w w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu socjalnym, czy o pomocy społecznej napiszemy w jednym z kolejnych postów. Zapraszamy zatem Państwa do bieżącego śledzenia naszych wpisów.