Wiele razy w czasie realizowanych przez nas audytów czy szkoleń dotyczących przetwarzania danych osobowych w firmie, zadawano nam pytania w jaki sposób pracodawca, zgodnie z RODO, może prowadzić listy obecności swoich pracowników.
Listy obecności, z którymi mieliśmy do czynienia najczęściej były skonstruowane w ten sposób, że zawierały listę wszystkich pracowników w formie tabeli, w której odznaczano obecność pracownika danego dnia, zaś w razie jego nieobecności powszechną praktyką było wypisywanie jej przyczyny, np. poprzez skrót „UŻ”, który oznaczał „urlop na żądanie”, czy „UO” „urlop okolicznościowy”, co mogło pozostałym pracownikom sugerować przyczynę absencji danego pracownika w pracy w konkretnym dniu.
Warto zaznaczyć, że pracodawca musi ewidencjonować czas pracy pracownika w celu ustalenia m. in. jego prawa do urlopu czy wynagrodzenia za nadgodziny, lecz nie ma obowiązku czynienia tego za pomocą tzw. list obecności. W tym zakresie przepisy kodeksu pracy pozostawiły pracodawcom dowolność w sposobie ustalenia tych okoliczności.
Z kolei przepisy RODO jednoznacznie mówią o przetwarzaniu danych osobowych zidentyfikowanej osoby w kontekście danej sytuacji i w przypadku, gdy na liście obecności pojawi się nazwisko danego pracownika wraz z określeniem powodu jego nieobecności w pracy i z tą informacją będą mogli się zapoznać inni pracownicy, bowiem będą się podpisywać na tej samej liście, niewątpliwie mamy do czynienia przetwarzaniem danych osobowych, w tym np. danych o stanie zdrowia (nieobecność z powodu zwolnienia lekarskiego) co w dalszej kolejności prowadzi do wniosku, iż informacje o powodach nieobecności danego pracownika w pracy nie powinny się znaleźć na zbiorczej liście obecności.
Wniosek z tego jest zatem taki, że warto stosować oddzielne listy dla każdego pracownika, lecz zarazem w formie najbardziej dogodnej i ekonomicznej w celu ograniczenia do minimum ilości dodatkowych dokumentów oraz papierów. Warto także zadbać o to, aby dostęp do listy obecności miały tylko osoby przypisane do własnej listy, więc w tym celu być może optymalnym rozwiązaniem jest każdorazowe wydawane listy danemu pracownikowi do podpisania się na niej przez uprawnioną w danej organizacji osobę, np. przez portiera, bądź pracownika kadr. Nie ma bowiem chyba nic bardziej nieodpowiedniego, iż jednoczesne stworzenie osobnych list obecności dla każdego pracownika, a następnie wpięcie ich w segregator, do którego dostęp ma każdy pracownik w każdym czasie.